Drs. Pudjiono, M.Si
Kepala Perpustakaan Universitas Airlangga
Kenyataan bahwa pada era informasi abad 21 ini, teknologi informasi dun komunikasi arau ICT (Information
and Communication Teclznology) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global olelt karena
iru setiap institusi terinasuk perprcstakaan berlonlba untuk mengintegrasikan "ICT" guna inernbangun dun
nlemberdayakan sivitas akademikanya berbasis pengetalzuan agar dapat bersaing dalanl era global.
Dalam ntenyikapi perkembangar1 ZCT pada era informasi abad 21, Perpustakaan Universitas Airlangga
mentbangun Perpustakaan Digital. Keberadaan perpustakaan digital dapat rlleningkatkart kualitas dun kecepatan
proses layanan pada pengguna perpustakaan, selzingga dapat nzemperlancar proses belajar-mengajar di lingkungan
Universitas Airlarigga. Selain itu sistern irzi dapat nienibantu nianajemer~ perpustakaan serta dapat nzer~ingkatkan
efekt~jitas dun ejisiensi penata laksanaan perpustakaart
PENDAHULUAN
P erkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang selanjutnya disingkat ICT
(Information and Commuriication Technology)
membawa perubahan dalarn berbagai sektor,
termasuk dunia perpustakaan, pemanfaatan ICT
sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas
layanan dan operasional telah membawa perubahan
yang besar didunia perpustakaan. Perkembangan
dari penerapan ICT dapat diukur dengan telah
diterapkannyaldigunakannya sebagai sistem
informasi rnanajemen perpustakaan dan
perpustakaan digital (digital library).
Seperti yang dikatakan oleh Zainal A.
Hasibuan, digital library atau sistem perpustakaan
digital merupakan konsep menggunakan internet
dan teknologi informasi dalam manajemen
perpustakaan. Sedangkan Ismail Fahmi
mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah
sebuah sistem yang terdiri dari perangkat hardware
dan software, koleksi elektronik, staf pengelola,
pengguna, organisasi, mekanisme kerja, serta
layanan dengan memanfaatkan berbagai jenis
teknologi informasi.
Dari kedua definisi tersebut dapat dikatakan
bahwa perpustakaan digital merupakan suatu
perpustakaan di mana seluruh isi koleksi dan proses
pengelolaan serta layanannya berupa kumpulan
data dalam bentuk digital.
Perkembangan perpustakaan digital bagi
pengelola perpustakaan dapat membantu pekerjaan
di perpustakaan melalui fungsi otomasi
perpustakaan, sehingga proses pengelolaan
perpustakaan lebih efektif dan efisien. Fungsi
otomasi perpustakaan menitikberatkan pada
bagaimana mengontrol sistem administrasi layanan
secara otomatislterkomputerisasi. Sedangkan bagi
pengguna dapat membantu mencari sumber
informasi yang diinginkan dengan menggunakan
catalog on-line yang dapat diakses melalui intranet
maupun internet, sehingga pencarian informasi
dapat dilakukan kapan dan dimanapun ia berada.
Universitas Airlangga memiliki satu
perpustakaan yang terpusat serta beberapa ruang
baca pada masing-masing fakultas dan lembaga di
lingkungannya yang memiliki otonomi sendirisendiri
dalam pengelolaannya, demikian juga
dalam penerapan teknologi informasi dan
komunikasi. Namun demikian secara berkala
petugas ruang baca dan perpustakaan pusat
mengadakan pertemuan serta berkoordinasi dalam
pelatihan maupun penerapan ICT, khususnya dalam
pengintegrasian database koleksi.
PERMASALAHAN
Dalam meigembangkan perpustakaan digital,
langkah yang dilakukan Perpustakaan Universitas
Airlangga adalah mengidentifikasi permasalahan
serta memahami karakteristik Perpustakaan
Universitas Airlangga. Permasalahan dan
karakteristik tersebut antara lain:
a. Secara geografis Perpustakaan Universitas
Airlangga terletak pada tiga lokasi yang
berjauhan, sehingga koordinasi antar
perpustakaan kurang optimal.
b. Dari segi pengelolaan perpustakaan, koleksi
pustaka khususnya hasil karya sivitas
akademika masih dalam bentuk hard copy. Hal
ini menyebabkan kebutuhan ruang
Gambar 1.
penyimpanan serta penelusuran koleksi kurang
efisien dan efektif.
c. Dari segi pengguna perpustakaan, kesulitan
dalam mengetahui status koleksi pustaka.
TUJUAN
Tujuan dalam mengembangkan perpustakaan
digital di Perpustakaan Universitas Airlangga
adalah untuk mengatasi permasalahan tersebut di
atas seperti hambatan geografis, sistem serta dapat
diibaratkan sebagai perekat berbagai sistem
perpustakaan.
PEMBAHASAN
Sistem Jaringan
Dengan adanya hambatan geografis, mau
tidak mau Perpustakaan Universitas Airlangga
harus membangun sistem jaringan antar
Perpustakaan Kampus A, B, dan C, serta dalam
jangka panjang akan dijaringkan dengan ruang baca
fakultas dan lembaga di lingkungan Universitas
Airlangga.
Dengan dibangunnya perpustakaan digital di
Universitas Airlangga yang dihubungkan dengan
jaringan LAN antara perpustakaan Kampus A, B
Nshrork *amp". C
Network Infrastructure
UPT Perpustakaan Unair Surabaya
Sistem Jaringan Perpustakaan Universitas Airlangga
dan C dengan menggunakan server yang diletakkan
di Perpustakaan Universitas Airlangga Kampus B,
maka diharapkan akan meningkatkan kuantitas dan
kualitas koleksi digital dalam jaringan, serta
layanan kepada pengguna perpustakaan.
Terbentuknya jaringan informasi antara
perpustakaan dan ruang baca di lingkungan
Universitas Airlangga adalah langkah awal untuk
b%.a terjaring secara luas melaiui jaringan
IndonesiaDLN
Pemanfaatan jaringan perpustakaan digital di
Perpustakaan Universitas Airlangga ini didasari
kenyataan bahwa koleksi yang dimiliki tersebar
pada tiga lokasi kampus dan beberapa ruang baca
fakultas. Dengan menerapkan jaringan
perpustakaan digital seorang anggota Perpustakaan
Universitas Airlangga dapat melakukan pencarian
di mana saja, baik dari Perpustakaan Universitas
Airlangga Kampus A, B, dan C maupun ruang baca
fakultasllembaga di lingkungan Universitas
Airlangga serta dari mana saja selama ada komputer
yang terkoneksilterjaring dengan internet dan
intranet.
Metodologi
Menurut Zainal A. Hasibuan dalam
makalahnya "Pengembangan Perpustakaan
Digital", metodologi untuk membangun sistem
perpustakaan digital yang dikenal dengan istilah
Fast Methodology, ada 6 (enam) fase yaitu (I)
requirement analysis phase, (2) decisiorz analysis
phase, (3) design phase, (4) construction phase,
(5) inlplementation phase, dan (6) operation and
support phase, Sedangkan menurut Ikhwan Arif
dalam makalahnya "Konsep dan Perancangan
dalam Otomasi Perpustakaan", tahapan
membangun sistem otomasi perpustakaan terbagi
dalam 7 (tujuh) tahap, yaitu (I) persiapan,
(2) survei, (3) disain, (4) pembangunan, (5) uji
coba, (6) training, dan (7) operasional.
Tahapan-tahapan atau metodologi dalam
membangun sistem perpustakaan digital penulis
merujuk pada kedua penulis tersebut di atas. (dalam
pengembangan sistem perpustakaan digital).
Pada fase awal yaitu requirement analysis
phase, dilakukan kegiatan analisis mengenai semua
kebutuhan yang akan dikembangkan perpustakaan
digital serta modul-modul apa saja yang akan dibuat
dalam perpustakaan digital, sedangkan pada fase
kedua yaitu decision analysis phase, dilakukan
kegiatan yang menyangkut keputusan yang akan
diambil dalam menentukan sistem operasi, basis
data, bahasa pemrograman dan teknologi yang
digunakan dalam pengembangan sistem
perpustakaan digital.
Langkah selanjutnya mendesain dan
mengkonstruksikan serta mengimplementasikan
sistem yang dibangun. Adapun langkah yang
dilakukan adalah mendesain rancangan arsitektur
sistem, basis data dan rancangan interface. Pada
fase ini dikenal dengan design phase.
Pada fase keempat yaitu construction phase,
kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah
setelah perancangan sistem perpustakaan digital
yang telah dibuat pada fase sebeiumnya akan
diimplementasikan menjadi sebuah program. Jadi
pada fase ini kegiatan yang dilakukan adalah
pemrogram baik untuk implementasi server, back
office, maupun front ofice.
Pada fase selanjutnya yaitu irlzplernentation
phase, kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah
pengujian terhadap sistem yang dibuat yang telah
diimplementasikan baik untuk implementasi server,
back ofice, maupun front ofice. Adapun tujuannya
adalah untuk mengetahui apakah sistem
perpustakaan digital yang dibuat telah memenuhi
kebutuhan yang ada.
Pada fase keenam yaitu training phase,
kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah
training kepada staf, operator, teknisi, dan
administrator yang akan menangani sistem
perpustakaan digital.
Pada fase terakhir yaitu operatiorz andsupport
phase, kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah
pengoperasian sistem perpustakaan digital serta
dilakukan perbaikan masalah yang timbul serta
memelihara sistem yang telah beroperasi.
Dengan langkah-langkah seperti ini
diharapkan sistem perpustakaan digital yang
dibangun dapat berjalan sesuai dengan yang
dikehendaki. Program yang digunakan oleh
Perpustakaan Universitas Airlangga dalam
membangun perpustakaan digital adalah program
open source yang kemudian dikembangkan dan
didesain oleh tim ICT perpustakaan.
Perancangan dan Implementasi Dalam perkembangannya perpustakaan digital
Segala sesuatu tidak akan menjadi kenyataan,
sebelum kita mengalami sendiri. Demikian juga,
kreasi dan inovasi akan menjadi coretan tidak
bermakna di atas kertas sebelum direalisasikan di
dunia nyata. Bagian ini akan menjelaskan
implementasi perpustakaan digital di Perpustakaan
Universitas Airlangga.
Pengembangan sebuah perpustakaan dari
bentuk konvensional ke bentuk digitalisasi koleksi
perpustakaan memerlukan biaya yang tidak sedikit
karena untuk mendigitalisasi sebuah dokumen dari
bentuk cetak ke bentuk digital diperlukan beberapa
tahap. Tahap pertama adalah proses scanning, yaitu
merubah dari bentuk cetak ke dalam bentuk digital,
kemudian proses editing, yaitu mengedit data yang
telah diubah dalam bentuk digital untuk kemudian
siap disajikan kepada para pengguna. Di dalam
proses editing ini juga diberikan keamanan
sehingga tidak dapat dirubah oleh pengguna, seperti
contoh pada koleksi skripsi, thesis dan disertasi
perlu diberikan keamanan agar copyriglzt tetap ada
pada.si penulislpembuat. Kemudian setelah
mempunyai koleksi digital, maka kita memerlukan
pula komputer yang mempunyai performa yang
cukup tinggi sebagai sarana untuk menyimpan serta
melayani pengguna dalam mengakses koleksi
digital. Sebuah komputer dengan processor
pentium 4 dengan hard disk sebesar 40 giga,
memory 256 Mega bytes adalah spesifikasi
komputer minimal. Selain itu kita memerlukan juga
sebuah software untuk memanajemen koleksi
digital. Selain itu, diperlukan jaringan intranet
(layanan lokal) maupun internet (layanan global).
Jaringan 100 Mbps mutlak diperlukan untuk
jaringan intranet, dan koneksi internet minimal 128
Kbps untuk layanan internet.
Untuk mewujudkan perpustakaan digital di
Perpustakaan Universitas Airlangga, program1
software yang digunakan untuk memenejemen
koleksi digital (skripsi, thesis, disertasi, dan laporan
penelitian) dengan mengadopsi software Ganeslza
Digital Library (GDL) versi 4.0 milik KMRT
(Knowledge Managenzent Research Group) ITB.
GDL ini dibuat dengan bahasa pemrograman PHP
dan menggunakan database MySQL serta search
engine SWISH-E GDL.
di Perpustakaan Universitas Airlangga
menggunakan istilah ADLN (Airlangga Digital
Library Network). Dengan adanya sistem ADLN
ini sumber-sumber informasi yang berisi tentang
koleksi-koleksi civitas akademika (tesis, disertasi,
laporan penelitian, dan skripsi) dapat dimasukkan
dalam program ini.
Saat ini informasi yang tersaji dalam sistem
ADLN selain berisi deskripsi fisik koleksi pustaka
juga berisi abstrak dari koleksi pustaka tersebut.
Untuk ke depan isinya tidak hanya abstrak namun
akan dikembangkan dalam bentuk full text. Full
text yang tersaji dalam sistem ADLN saat ini hanya
koleksi tesis, skripsi dan laporan penelitian.
Setelah ADLN dapat diterapkan di
Perpustakaan Universitas Airlangga, maka sejak
tahun 2004ADLN ini diperkenalkan ke ruang baca
fakultas dan lembaga di lingkungan Universitas
Airlangga. Dengan terhubungnya sistem ADLN di
ruang baca fakultas dan lembaga di lingkungan
Universitas Airlangga, diharapkan pengguna
perpustakaan dapat mengakses informasi-informasi
yang ada di ruang baca fakultasllembaga maupun
sebaliknya di perpustakaan.
Ganibar 2. ADLN Perpustakaan Universitas
Airlangga
Selain ADLN, di Perpustakaan Universitas
Airlangga saat ini juga menggunakan program
LARIS (Library Autonzation Retrieval I~lfortnation
System). Program ini juga mengadopsi program
yang open source dari LASer sistem otomasi milik
MDLRG (Muhamadiyah Digital library Research
Group) UMM. LASer dirancang dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP serta
menggunakan sistem database MySQL.
LARIS merupakan program sistem otomasi
perpustakaan yang digunakan dalam proses
pengolahan, penelusuran, layanan sirkulasi, dan
absensi staf di Perpustakaan Universitas Airlangga.
Dengan adanya program ini maka kendala yang
dihadapi oleh Perpustakaan Universitas Airlangga
yaitu letak kampus A, B, dan C yang saling
berjauhan dapat diatasi. Dengan demikian petugas
bagian sirkulasi dapat mengetahui buku yang
dipinjam oleh seorang mahasiswa, baik buku
tersebut ada di lokasi perpustakaan kampus A, B,
maupun C. Bagi pengguna bila sistem ini sudah
dioperasikan secara maksimal akan dapat
mengetahui status buku, apakah buku tersebut
sedang dipinjam atau bisa dipinjam. Sedang absensi
pegawai berfungsi untuk mengetahui waktu
kehadiran dan pulang seorang pegawai, sehingga
dapat dipantau.
Gambar 3. Program Otomasi LARIS
Perpustakaan Universitas Airlangga
KESIMPULAN
Dengan adanya sistem jaringan perpustakaan
digital yang ada di Perpustakaan Universitas
Airlangga, maka antar Perpustakaan Kampus A,
B, dan C telah terintegrasi atau terkoneksi dalam
satu kesatuan jaringan, serta diharapkan akan
terkoneksinya antar perpustakaan dengan ruang
baca fakultas dan lembaga di lingkungan
Universitas Airlangga. Integrasi dan interkoneksi
ini memudahkan perpustakaan dan ruang baca
fakultas dan lembaga untuk melakukan sharing
informasi koleksi yang dimilikinya melalui jaringan
LAN (Local Area Network) yang dikenal dengan
Airlangga Campus Network.
Penerapan perpustakaan digital, dapat
meningkatkan kualitas dan kecepatan proses
layanan pada pengguna perpustakaan, sehingga
dapat memperlancar proses belajar mengajar di
lingkungan Universitas Airlangga. Selain itu sistem
ini dapat membantu manajemen perpustakaan serta
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pengoperasional perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Fahmi, Ismail, 2004. Irzovasi Jaringan
Perpustakaan Digital: Network of Networks
(NeONs). Makalah Seminar dan Workshop
Sehari Perpustakaan dan .Informasi
Universitas Muhammadiyah Malang
4 Oktober 2004.
Hasibuan, Zainal A, 2005. Pengembangart
Perpustakaan Digital: Studi Kasus
Perpustakaan Universitas Indonesia.
Makalah Pelatihan Pengelola Perpustakaan
Perguruan Tinggi. Cisarua - Bogor, 17-18
Mei 2005.
Ikhwan, Arief, 2004. Konsep dun Perancangan
dalant Outomasi Perpustakaan. Makalah
Seminar dan Workshop Sehari Perpustakaan
dan Informasi Universitas Muhammadiyah
Malang 4 Oktober 2004.
Nazar, Muhamad (Ed.), 2005. Buku Panduan
LASer ver. 2.0 dan GDL ver. 4.0: Pelatihan
Tenaga TI. Perpustakaan se-Indonesia.
Malang: Perpustakaan dan Informasi UMM.
Universitas Airlangga, Perpustakaan, 2005. 50
Tahun Perpustakaan Unair 1955-2005:
Perjalanan dari Masa ke Masa Menyongsong
Era Teknologi Informasi dun Komunikasi.
Surabaya: Perpustakaan Universitas
Airlangga.
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar